Como funciona

Do primeiro contato ao go-live em cerca de quatro semanas

Sem projeto de um ano e sem trocar o que já funciona. A implantação é acompanhada de ponta a ponta, e o ajuste fino continua depois da virada.

As quatro etapas

O que acontece em cada semana

Os prazos abaixo valem para uma operação de porte médio. Uma clínica com uma unidade costuma ser mais rápida; integração com ERP e homologação de templates costumam esticar.

Diagnóstico

Uma conversa para entender unidades, volume, quem usa o sistema e o que precisa ser integrado. Saímos dela com escopo, módulos e plano definidos.

Semana 1

Configuração

Montamos sua organização: unidades, profissionais, procedimentos, convênios e perfis de acesso. Importamos os cadastros que você já tem.

Semanas 1 e 2

Integração

Conectamos com o sistema existente por API, webhook ou arquivo, e homologamos os templates de WhatsApp junto à Meta.

Semanas 2 e 3

Go-live e acompanhamento

Treinamento da equipe, virada acompanhada e ajuste fino nas primeiras semanas. Depois disso, acompanhamento contínuo dos indicadores.

Semana 4
Em detalhe

O que sai de cada etapa

Diagnóstico, o que a gente pergunta

Quantas unidades e profissionais. Volume médio de atendimentos por mês. Qual sistema guarda os dados hoje e se ele permite integração. Quem vai usar o portal e com qual permissão. Se já existe número de WhatsApp comercial no nome da organização.

Configuração, o que a gente monta

Sua organização criada com unidades, especialidades, procedimentos e duração padrão. Profissionais cadastrados com agenda e bloqueios. Convênios e parceiros. Perfis de acesso definidos: quem vê tudo, quem vê só a própria unidade e quem vê só a própria agenda.

Integração, os três caminhos

Se o seu sistema tem API, consumimos direto. Se não tem, ele nos envia por webhook quando algo muda. Se nada disso for possível, trabalhamos com arquivo em rotina programada. Em paralelo, os templates de WhatsApp entram para aprovação da Meta. Essa é a etapa com prazo menos previsível.

Go-live, como a virada acontece

Treinamento com a equipe que vai operar, em sessão gravada. Primeiro dia acompanhado de perto, com canal direto para dúvida. Envio de lembretes começa em volume reduzido e sobe conforme a taxa de entrega confirma que está tudo certo.

Depois, o que continua

Acompanhamento dos indicadores de ocupação, faltas e confirmação. Ajuste do texto e do horário de envio conforme o comportamento do seu público. Novos módulos entram por contrato, sem nova implantação.

Integração

Três formas de conectar com o que você já usa

A escolha depende do que o seu sistema permite. Nenhuma delas exige troca de ERP.

API

Consumimos o seu endpoint em intervalo programado, ou você chama o nosso quando algo muda. É o caminho mais rápido quando o sistema já expõe os dados.

  • Autenticação por chave
  • Proteção contra duplicidade
  • Nova tentativa automática

Webhook

Seu sistema nos avisa no momento em que o agendamento é criado, alterado ou cancelado. Bom para operação que precisa do lembrete saindo em tempo real.

  • Assinatura verificada em cada chamada
  • Fila com reprocessamento
  • Registro de cada evento recebido

Arquivo

Quando o ERP é fechado e não abre para desenvolvimento, trabalhamos com arquivo em rotina programada. É o caso mais comum em hospital com base legada.

  • Layout combinado com o seu time
  • Validação antes de processar
  • Relatório do que entrou e do que falhou
Do seu lado

O que a gente vai precisar de você

Lista curta, e a maior parte só na primeira semana. Quanto antes o número de WhatsApp estiver resolvido, mais previsível fica o prazo.

  • Uma pessoa responsável pelo projeto do seu lado
  • Cadastro atual de unidades, profissionais e procedimentos
  • Base de pacientes para importação, se houver
  • Número de WhatsApp comercial no CNPJ da organização
  • Contato técnico de quem cuida do sistema atual
  • Uma hora da equipe para o treinamento
Sobre o número de WhatsApp

Pode ser o seu número atual?

Pode, desde que ele não esteja em uso no aplicativo comum do WhatsApp. A migração para a API oficial desativa o app naquele número. O caminho mais tranquilo é usar uma linha nova, dedicada ao atendimento automatizado.

  • Verificação do CNPJ junto à Meta
  • Nome de exibição aprovado pela Meta
  • Templates submetidos e aprovados antes do go-live

A aprovação de template costuma levar de algumas horas a poucos dias. É o item que mais mexe no cronograma.

Segurança e privacidade

LGPD e segurança: a regra de acesso vale no banco de dados

Esconder um botão não protege ninguém. O controle de acesso é aplicado na camada de dados, então uma requisição fora do perfil não retorna o registro.

Isolamento por organização

Cada cliente enxerga apenas os próprios dados. O isolamento é garantido no banco, não pela interface.

Acesso por perfil e unidade

Profissional vê só a própria agenda. Gestor vê a própria unidade. O escopo acompanha o vínculo da pessoa.

Rastro de cada envio

Toda mensagem registra destino, conteúdo e resultado. Dá para auditar o que foi enviado e quando.

Contrato de tratamento

Assinamos contrato de tratamento de dados. Pesquisa ativa respeita opt-out; lembrete transacional segue a base do atendimento.

Dúvidas frequentes

O que perguntam antes de contratar

Não. A plataforma é modular e conversa com o que existe. Em hospitais e prefeituras é comum manter o ERP como fonte dos dados e usar a WeConecta só para a camada de comunicação e agendamento. A integração acontece por API, webhook ou arquivo.

Oficial. Usamos a WhatsApp Business API através de provedores homologados pela Meta, com templates aprovados. Isso evita bloqueio do número e garante entrega. O número pode ser o da sua organização.

Não. A WePrevine estratifica risco e organiza quem deve ser atendido primeiro. Os modelos são auditáveis: cada score vem com a explicação dos fatores que pesaram (método SHAP), e as faixas de risco seguem diretrizes como as da NCCN®. Diagnóstico, exame e conduta continuam com o profissional de saúde.

Não. As duas funcionam separadas. Juntas, fecham o ciclo: a WePrevine encontra quem precisa de cuidado e a WeAgenda garante que esse atendimento aconteça, sem vaga ociosa no caminho.

Uma clínica com uma unidade costuma entrar no ar em duas a três semanas. Operações com integração e homologação de templates levam de quatro a seis semanas. A homologação junto à Meta é a etapa com prazo menos previsível.

O restante da implantação segue normalmente: portal configurado, cadastros importados e equipe treinada. O que espera é só o envio automático. Em geral a aprovação sai em poucos dias, e submetemos os templates logo no início justamente por isso.

Não. A virada é gradual: o portal roda em paralelo com o processo atual até a equipe estar confortável, e os lembretes começam num volume reduzido. Se algo der errado, dá para voltar ao processo anterior sem perder dado.

Nós. O treinamento é ao vivo, com a sua base já configurada, e fica gravado para quem entrar depois. Recepção e profissionais têm sessões diferentes, porque usam telas diferentes.

Eles estão em desenvolvimento e têm data prevista. Dá para entrar na lista de quem vai usar primeiro e participar da validação. Nesse caso combinamos uma condição especial no contrato.

Cada organização tem seus dados isolados, com controle de acesso aplicado no próprio banco, não só na tela. O acesso é por perfil e por unidade, todo envio registra origem e destino, e a pesquisa ativa respeita opt-out. Assinamos contrato de tratamento de dados.

Seus dados são seus. Exportamos o histórico completo em formato aberto, sem cobrança adicional. Não trabalhamos com retenção de dado como forma de prender cliente.

É o caminho mais comum e o que a gente recomenda. Comece por agenda ou por lembretes, meça o resultado por um ou dois meses e ligue o resto com base no que os números mostrarem. Módulo novo é ajuste de contrato, não nova implantação.

Comece pelo diagnóstico

Trinta minutos para entender o seu cenário. Se a plataforma não resolver o seu caso, a gente diz isso na mesma conversa.

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